Workflowprozesse automatisieren, sprich optimieren von Arbeitsabläufen. Dies ist möglich, wenn im ersten Schritt Arbeitsabläufe definiert werden und im zweiten Prozessschritt dokumentiert sind. Dann kann, im dritten Schritt an der Optimierung gearbeitet werden.

Innerhalb aktuellen Arbeitsprozessen sind beispielsweise schnelle Reaktionen wichtig. Schnelle Entscheidungen sparen Arbeitszeit und somit Manpower ein. Doch in Unternehmen die kein CRM einsetzen wird es versäumt eine wichtige Entwicklung einer ganzen Branche zu gehen. CRM Systeme ermöglichen schlanke Arbeitsabläufe, ein Beziehungsmanagement, die einzig und allein ein Ziel haben: Die Kundenzufriedenheit. Somit wird die Wettbewerbsfähigkeit gesteigert. Diese sind immens wichtig innerhalb immer schnelle reagierender Märkte.

Der Arbeitsalltag in Unternehmen sieht doch in der Regel so aus, dass täglich hunderte Dokumente bearbeitet werden müssen. Das beinhaltet, dass Dokumente, somit Vorgänge erfasst, dokumentiert, geprüft und bearbeitet werden müssen. Von den Mitarbeitern wird eine hohe Konzentration erwartet, bei einer immer größeren Arbeitsplatzverdichtung. Zwischen diesen Prozessen kommt es zu einem hohen Zeitfaktor, weil durch verschiedene Tätigkeiten wie kopieren von Dokumenten, das Anlegen von Firmenaktendubletten, das Ablegen von Akten, das Suchen von Akten und das Verteilen von Akten viel Zeit benötigt wird. Das beinhaltet immer, dass sich, je nach Tagesform von Mitarbeitern die Reaktionszeiten unterschiedlich sind, die Fehlerquoten unterschiedlich hoch, es Rollenprobleme, Befugnisprobleme usw. gibt.

All dies kann beispielsweise mittels eines Workflow Moduls von Lotus Notes, das zu CRM gehört, ideal gemanagt werden. Das CRM des Workflow Moduls von Lotus Notes beinhaltet eine Konfigurationsdatenbank. Hier werden bestimmte Workflow Abläufe definiert die Beziehungen und Vertretungen analysiert. Darauf setzt das Lotus Notes Adressbuch an. Aufgesattelt wird hier eine Steuerungsdatenbank, die Protokolle erstellt und auswertet. Als nächster Schritt werden Dokumente zu Verfügung gestellt, die die Basis von Workflow Ausmachen. Workflow automatisiert bestimmte Prozesse innerhalb von Arbeitsabläufen so, dass Mitarbeiter in die Lage gebracht werden, effektiver zu arbeiten. Die integrierte Langzeitüberwachung ermöglicht es, dass kein Prozess in Vergessenheit gerät. Auch eine grafische Visualisierung von Workflow ist möglich.

Author admin