In Unternehmen kann die elektronische Personalakte zum einen bei der Optimierung von Personalprozessen helfen und zum anderen auch eine Senkung von Kosten erreichen. Die Einsparpotentiale sind enorm hoch, denn wenn in einem Unternehmen auf eine Papierdokumentation verzichtet wird, kann das jeweilige Unternehmen hohe Transport- und Lagerkosten sparen. Daneben können durch den Einsatz der elektronischen Personalakte auch die Recherchezeiten optimiert und verkürzt werden. In den meisten deutschen Unternehmen gibt es bereits ein EDV-gestütztes Personalwirtschaftssystem. An dieses kann die elektronische Personalakte einfach angebunden werden, denn entsprechende Software hält der Markt bereit. Dennoch reagieren die meisten Unternehmen noch sehr verhalten, wenn es um die Digitalisierung von verwaltungstechnischen Unternehmensstrukturen geht. So gäbe es viele Unternehmensbereiche, die mit dem Einsatz einer entsprechenden Software Zeit und vor allem Geld sparen könnten. So beispielsweise generell in der Vertragsverwaltung. In Unternehmen fallen viele Verträge an, die nicht nur einmal geschlossen und dann zu den Akten gelegt werden. Viele Verträge werden immer wieder angefasst, denn sie bedürfen einer ständigen Kontrolle und Anpassung. So könnte man in Unternehmen auch die Vertragsverwaltung durch die entsprechende EDV-Unterstützung die Arbeit wesentlich vereinfachen. Aber auch hierbei reagieren deutsche Unternehmen noch sehr verhalten, sodass bislang nicht viele Verwaltungen digitalisiert wurden. Dabei können durch die elektronische Personalakte ebenso wie durch die digitalisierte Vertragsverwaltung die Dokumente rechtssicher abgelegt. Auch Sicherheitsbedenken können schnell von der Hand gewiesen werden. Des Weiteren sind inzwischen die Kosten für Speichermedien gesunken und die Personalwirtschafts- und Archivsysteme werden in der Handhabung immer komfortabler. Es gibt kaum Gründe, die gegen einen solchen Einsatz sprechen.

Author nico123